В графе 2 указывается время (час и минуты), на которое пациент назначается врачом, или время приема больного, направленного из регистратуры или смотрового кабинета. Данные этой графы используются для планирования времени работы врача, для распределения нагрузки с учетом объема проводимых лечебно-профилактических мероприятий. При проведении профилактических осмотров врач в графе 2 указывает время начала проведения осмотров и время их окончания.
В графе 3 указывается фамилия, имя, отчество (инициалы) ребенка-пациента.
В графе 4 записывают год (дату) рождения пациента. Указание даты рождения помогает вести проверку данных (при наличии в базе данных однофамильцев).
В графе 5 указывают адрес местожительства пациента, реквизиты полиса обязательного медицинского страхования, номер медицинской карты пациента. Врачи, работающие в школах и детских дошкольных учреждениях (ДДУ), указывают также класс конкретной школы или группу ДДУ.
Графы 3-5 используются не только для регистрации принятых пациентов, но и для удобства нахождения их медицинских карт.
В графе 6 отмечаются все первичные пациенты (первичным считается первое обращение за стоматологической помощью в отчетном году, независимо от характера обращения).
В графе 7 делается отметка о первично принятых детях в возрасте до 14 лет 11 мес. 29 дней.
В графе 8 выставляется диагноз в виде сокращенных записей, например: C16 (кариес 16 зуба).
В графе 9 врач сокращенно, но разборчиво, отмечает фактически выполненный им объем работы. Сокращение записей проводится с учетом названий граф "Сводной ведомости учета работы врача-стоматолога": запломбированы зубы (постоянные, молочные) по поводу кариеса, осложнений кариеса (пульпит, периодонтит), проведена реминерализующая терапия, снятие зубных отложений и т.д.