Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 26.07.2017) «О государственной тайне», другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.
Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.
Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет «первый отдел».
Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.
Исполнители секретных работ и документов должны знать в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.
Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:
а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;
б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в «первом отделе»;