Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними. Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде в установленной/неустановленной форме и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве; облеченный в письменную форму носитель информации. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
В ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Стандартная форма документов упрощает написание документа, организацию учета и контроля. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Основными реквизитами являются следующие: назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение; почтовый адрес с индексом, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты; в некоторых случаях - номер и дата лицензии, банковские реквизиты, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), относящиеся к справочным данным об организации. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Подлинность подписи должностного лица заверяет печать (гербовая или простая). Перечень документов, на которых ставится печать, определяет ЛПО на основании действующих нормативных актов.
Документация - совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, организации. Ввиду огромного многообразия в основу классификации документов положены самые разные принципы (табл. 11).