14.1. Понятие делопроизводства и документа
Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность фиксируется главным образом организационно-распорядительными документами, среди которых выделяют шесть групп. Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их размещения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Термин «делопроизводство» появился первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос).
В русском языке понятие «документ» (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как «письменное свидетельство» и, таким образом, сделал акцент прежде всего на правовом значении документа.
Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, не изменилось и к XX веку. Ф. Павленков в Энциклопедическом словаре 1913 г. дает следующее определение документа: «Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство».